Hướng dẫn bắt đầu nhanh
Bài này hướng dẫn bạn thiết lập Smatyx từ đầu. Làm xong là bạn có thực đơn, có cửa hàng đã thiết lập, và sẵn sàng nhận đơn.
Thứ tự đi tự nhiên: tạo món trước, xếp món vào thực đơn, rồi thiết lập cửa hàng. Có nhân viên thì thêm sau cùng.
Trước khi bắt đầu
Hãy đăng nhập Smatyx và chọn một không gian làm việc. Không thấy không gian làm việc nào? Có thể bạn cần nhận lời mời trước: tìm trong email đường link mời từ chủ tài khoản. Xem Tài khoản & Đăng nhập.
Bạn là người tạo tài khoản Smatyx? Bạn là chủ tài khoản, có toàn quyền. Nhảy thẳng xuống Bước 1.
Nếu người khác tạo tài khoản và mời bạn vào, quyền của bạn tùy vào vai trò được gán. Bạn cần quyền quản lý thực đơn, cửa hàng, và (nếu cần) nhân viên. Thiếu quyền thì nhờ chủ tài khoản kiểm tra vai trò của bạn.
Bước 1: Tạo món
Món là từng món ăn, đồ uống, món kèm và phần thêm. Tạo món trước rồi mới tạo thực đơn, vì thực đơn được ghép từ những món đã có.
- Vào Tất cả > Thực đơn & Món > Món, bấm Thêm mặt hàng
- Nhập Tên món (ví dụ: "Cơm tấm sườn", "Trà đào"). Không bắt buộc nhưng nên có:
- Ảnh món - hiện trên thực đơn khi khách tự gọi món bằng điện thoại
- Mô tả - khách thấy khi tự gọi món
- Dị ứng - đánh dấu chất gây dị ứng (gluten, các loại hạt, sữa, vừng và nhiều loại khác), hiện rõ cho khách
- Ở mục Định giá, nhập Giá (đã gồm VAT), tức giá bán. Quy tắc VAT dùng khi thuế suất khác nhau giữa ăn tại chỗ, mang đi và giao hàng
- Bấm Tùy chọn thêm mới ở mục Tùy chọn thêm (không bắt buộc) để khách tùy chỉnh món. Ví dụ: "Chọn size" với Nhỏ/Vừa/Lớn giá khác nhau, hoặc "Topping thêm" chọn được nhiều thứ. Mỗi nhóm đặt được Chọn tối thiểu và Chọn tối đa
- Ở mục Kho & Sản xuất (không bắt buộc): SKU là mã ngắn của món (bấm Gợi ý mã để Smatyx gợi ý một mã), và Hướng dẫn công thức là các bước làm món. Hữu ích cho nhân viên mới hoặc món phức tạp
- Bấm Tạo
Tạo quy tắc VAT ở Tất cả > Thực đơn & Món > VAT. Món mới bật sẵn Đang hoạt động. Tắt đi thì món chuyển sang Ngừng hoạt động và tạm ẩn khỏi thực đơn.
Bước 2: Xếp món vào thực đơn
Thực đơn là thứ nhân viên và khách nhìn thấy khi gọi món.
- Vào Tất cả > Thực đơn & Món > Thực đơn, bấm Thêm menu
- Đặt Tên kiểu "Menu chính", "Menu trưa" hay "Menu quầy bar". Thực đơn có Trạng thái: Đang hoạt động, Nháp hoặc Ngừng hoạt động. Chỉ thực đơn đang hoạt động mới dùng để gọi món được
- Xếp món theo từng phần (nhóm món): bấm Phần menu mới, đặt tên, rồi bấm Chọn món hiện có để thêm món vào phần đó. Ví dụ:
- Khai vị - Gỏi cuốn, Súp, Chả giò
- Món chính - Cơm tấm, Phở bò, Bún chả
- Đồ uống - Trà đá, Nước cam, Bia
- Tráng miệng - Chè, Bánh flan
- Bấm Tạo
Bạn có thể có nhiều thực đơn cho nhiều mục đích: thực đơn đầy đủ cho buổi tối, thực đơn ngắn cho buổi trưa, thực đơn gọn cho khách tự gọi món. Mỗi thực đơn hoạt động riêng.
Bước 3: Thiết lập cửa hàng
Cửa hàng (điểm bán) là một địa điểm thật nơi nhận đơn. Dù chỉ có một nhà hàng, bạn vẫn cần ít nhất một cửa hàng trước khi dùng POS.
- Vào Tất cả > Thiết lập > Cửa hàng, bấm Thêm địa điểm
- Nhập Tên nhà hàng hoặc chi nhánh, và Địa chỉ thật của cửa hàng. Vị trí cửa hàng trên bản đồ được lấy từ địa chỉ này
- Ở mục Giờ mở cửa và phương thức đặt hàng, bật những loại đơn cửa hàng nhận: Tại chỗ (khách ăn tại nhà hàng), Mang đi (khách đến lấy đơn) và Giao hàng. Giờ mở cửa không bắt buộc: ngoài giờ này, cửa hàng không nhận đơn mới
- Bấm Tạo
Không bắt buộc: Hiển thị trên website (hồ sơ Google và liên kết đánh giá của cửa hàng) và Nhân viên (gán nhân viên làm ở cửa hàng này).
Sau đó thiết lập cách cửa hàng bán:
- Vào Tất cả > Thiết lập > Bán hàng và chọn cửa hàng bằng trên thanh ứng dụng
- Ở mục Thanh toán, bật những cách bạn nhận tiền: Thanh toán tiền mặt, Chuyển khoản, Thanh toán Dojo hoặc Thanh toán SumUp cho máy quẹt thẻ
- Ở mục Thực đơn, chọn thực đơn nào dùng ở cửa hàng này. Tắt Bật tất cả menu để chọn từng thực đơn bằng Chọn thực đơn hiện có: khi đó có thể giới hạn thực đơn theo phương thức đặt hàng (ví dụ: thực đơn nhỏ chỉ cho giao hàng) hoặc theo Giới hạn thời gian (ví dụ: thực đơn trưa từ 11h đến 15h)
- Bấm Lưu
Không bắt buộc:
- Sơ đồ tầng - sơ đồ bàn cho khách ăn tại chỗ
- Trạm bếp - chia bếp thành nhiều khu (nướng, đồ lạnh, quầy bar) để đơn tới đúng màn hình
- Màn hình lấy đơn (TV) - giao diện màn hình TV lấy món cho khách
- Trừ tồn kho - trừ kho khi bán món
Khi cửa hàng có ít nhất một thực đơn đang hoạt động và một phương thức thanh toán là bạn mở ca và bắt đầu nhận đơn được.
Bước 4 (không bắt buộc): Thêm nhân viên
Chỉ mình bạn dùng Smatyx? Bỏ qua bước này. Tài khoản chủ có sẵn toàn quyền.
Với nhân viên, thứ tự là: tạo vai trò trước, rồi thêm nhân viên.
Tạo vai trò
Smatyx tạo sẵn cho bạn Admin, Restaurant Manager, Cashier, Waiter, Kitchen Staff và Inventory Staff. Thêm vai trò cho các vị trí ở giữa:
- Vào Tất cả > Thiết lập > Vai trò, bấm Thêm vai trò
- Nhập Tên, rồi chọn vai trò áp dụng ở Cửa hàng của họ (các cửa hàng ghi trên hồ sơ từng người) hay ở Mọi cửa hàng
- Một vai trò chia theo khu vực: Bán hàng và POS, Bếp, Nhân sự, Tiền và báo cáo, Thực đơn, Kho và Thiết lập. Đặt từng dòng là Tắt, Xem hoặc Quản lý
- Bấm Tạo
Xem Vai trò và quyền.
Thêm nhân viên
- Vào Tất cả > Thiết lập > Nhân viên, bấm Thêm nhân viên
- Điền thông tin: Họ và tên, và ở mục Tài khoản là email sẽ nhận lời mời
- Ở mục Địa điểm làm việc, bấm Chọn địa điểm làm việc hiện có để gán nhân viên vào từng cửa hàng: vai trò đặt Cửa hàng của họ khi đó chỉ có hiệu lực ở những cửa hàng này
- Ở mục Vai trò & quyền, bấm Chọn vai trò hiện có để gán vai trò
- Bấm Tạo
Smatyx tự gửi email mời. Nhân viên bấm vào link, tạo mật khẩu là vào được. Trạng thái chuyển từ Chưa mời sang Đã mời rồi Đã tham gia.
Tiếp theo
- Thiết lập POS - mở ca, nhận đơn, thu tiền
- Màn hình bếp - thiết lập màn hình cho bếp
- Tự gọi món - bật gọi món bằng mã QR
- Báo cáo - xem doanh thu và hiệu quả kinh doanh